how write effective emails qa
私たちが仕事に着いたとき（または時々目覚めた直後）に私たちが最初にすることは何ですか？ –メールを確認してください。受信トレイの各メールを正しく読むまで、私たちの一日がどのようになるかわからないことがあります。
以前の記事の多くで、良いことの重要性を強調しました コミュニケーションスキル あなたのメッセージをあなたの意図した聴衆に効果的に伝えるために–重要なものの1つ テスターのためのソフトスキル 。
この記事では、書面によるコミュニケーションの特定のセクションである電子メールに焦点を当てます。
電子メール通信をよりスムーズかつ効果的にするためのヒントとコツを共有しています。これは、QAチームだけでなく、すべてのチームに適用されます。
このメールを受け取ったとしましょう：
メール＃1
に： テストチーム
件名： QAアップデート
体：
チーム、
ステージング環境へのコードのデプロイに予期しない遅延が発生しました。なんらかの理由でコードが混同され、これらの問題がいつ解決されるかわかりません。活動を延期する必要があります。いつまでかわかりません。だからyを従事させる 私たち自身 他のテスト活動で。
変更要求CR0100H68は、今月末までに生産を開始する予定です。共有ポイントからドキュメントを確認して、見積もりを教えてください。
ありがとう、
X、QAチーム。
メールは効果的だと思いますか？以下と比較してください。
メール＃2
に： テストチーム
件名： ステージング環境コードの展開が遅れる-無期限＆CR0100H68-分析が必要
体：
こんにちはチーム、
今日、私はチームのために2つのアップデートを行いました。
＃1）ステージング環境展開の問題：
- 予期しない理由により、ステージング環境のコードの展開が遅れています。ETAはまだありません。さらに更新があるまで、ステージングアクティビティを延期する必要があります。
- 品質監査のテンプレートは、解決するまで作成してください。
＃2）変更要求CR0100H68の新しい更新とタスク：
- 月末までに稼働する予定です。
- 書類を確認し、明日EODまでに以下の詳細をお知らせください。
–いくつのテストシナリオが必要ですか？
–既存のドキュメントのうちどれだけ変更する必要がありますか？
–新しいドキュメントを書くのにどれくらいの時間がかかりますか？
–テストデータの要件？
–テストの実行時間？
ありがとう、
X、QAチーム。
私がEメール＃1の受信者だった場合、これが起こります。
- 件名はメールの内容の重要性を伝えるものではないので、すぐには開かないかもしれません。
- 私がそれを開いたとしても–それに直面しましょう、それはただ一つの大きな言葉の塊です。控えめに言っても、退屈です。
- やるべきことや私の期待はかなり曖昧なので、どうしたらいいのか本当にわかりません。
しかし、私が電子メール＃2を受け取った場合：
- メールの内容を知っています。件名は、伝えられている内容のトーンを正しく推測するのに役立ちます。
- 内容は箇条書きで明確に整理されており、把握しやすくなっています。
- 実行するすべてのタスクとETAが明確に定義されているため、何をすべきかがわかります。
理想的には、メッセージを分割して、更新を提供している2つのトピックについて2つの別々の電子メールを送信します。
しかし、それはあなたの選択です。
ご覧のとおり、簡単な対策を講じることでコミュニケーションの質が向上しました。
電子メール通信をよりスムーズかつ効果的にするためのガイドライン
＃1） メールの作成を始める前に、考えを整理してください。
＃二） 件名を有効に使用する–電子メールに含まれる内容のトーンを設定します。必要に応じて、受信者に中身を覗いてみましょう。
＃3） 電子メールプログラムの「重要」フラグを使用して、重要なコミュニケーションを通知します。ただし、何が重要であるかについては、慎重に判断してください。 例えば、 エラーが原因でテストを続行できず、すべてのチームがそのことを知る必要がある場合は、電子メールを重要としてマークします。
＃4） 電子メールの意図を明確に定義します。メールには3つの基本的な理由があります
- あなたは情報を提供しています –あなたが書いたものについてはっきりと。明確に、シンプルに。簡潔にしてください。
- あなたは情報を要求しています –何が欲しいのか、いつ欲しいのか、どのように欲しいのか。
例えば、 EODによる試験計画書のコピーをお願いします。共通のプロジェクトフォルダに同じものを置いて、私に知らせてください 。 –このようなステートメントは、「テスト計画とは何か、いつ– EODとどのように–それを共通フォルダーに配置するか」を示します。 - 了承 –これらはワンライナーであり、あまり重要ではありません。通常、「ありがとう」または「完了」。
＃5） スペルチェックしてみてください。ほとんどの電子メールアプリケーションには、電子メールが送信されるたびにこのチェックを強制的に実行するオプションが付属しています。
ルーターでネットワークセキュリティキーを見つける方法
＃6） CCリストに含まれている場合、それはFYIであることを意味します。したがって、何が起こっているのかを知る必要がありますが、あなたからの行動は期待されていません。
＃ 7） 不要な場合は「全員に返信」を使用しないでください。
＃8） 複数の受信者に送信したメールが「全員に返信」されないようにするには、すべてのメールアドレスをBCCで送信します。
＃9） 敏感になりなさい。人や製品について批判的または否定的なフィードバックを提供する場合は、その人に直接話すか、その人だけに電子メールを送信してください。
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「おっと」の瞬間を避けるためのいくつかのヒント
＃1） 電子メールを作成し、作成したコンテンツに満足したら、最後に(宛先)、(CC)、または(BCC)フィールドに電子メールアドレスを追加します。これは、準備が整う前に誤って「送信」を押して、不完全または不正確な電子メールの送信者になることがあるためです。
＃二） 誤って半分完了した（または哲学的な傾向によっては半分不完全な）電子メールを送信した場合は、修正を行うために使用できるリコールオプションがあります。
＃3） 公式メールを書くのが初めての場合は、送信する前に同僚に読んでもらい、意見を聞いてください。
＃4） 意味がわからない場合は、口語表現やイディオムを使用しないでください。あなたは恥ずかしいことを言ってしまうかもしれません、そして一度送信された電子メールはほとんど石に設定されています。
これがあなたがより良いメールを書くのに役立つことを本当に願っています。私たちとあなたの経験を共有してください。
他にヒントはありますか？フィードバックをお寄せください。以下にコメントしてください。