sharepoint document management system tutorial
SharePointドキュメント管理システム、そのバージョンと機能の詳細な分析：
この記事では、SharePointとは何か、SharePointドキュメント管理システムを作成する方法、SharePointを使用することの長所と短所、およびさまざまなダウンロードの種類について説明します。
組織内で大量のドキュメントを管理することは、時間と労力の両方の点で非常に疲れる可能性があり、それでもエラーが発生しやすい可能性があります。ただし、プロジェクトをスムーズに実行するには、すべてのドキュメントを適切な場所に保持することが重要です。
すべての組織は、ドキュメントを安全かつ正しい順序で保存するための堅牢なシステムを必要としています。 SharePointが提供する最も堅牢なドキュメント管理システムの1つであるMicrosoft製品について詳しく見ていきましょう。
学習内容：
- ドキュメント管理システムとは何ですか？
- SharePointとは何ですか？
- SharePointでドキュメント管理システムを作成するための前提条件
- SharePointでのドキュメント管理システムの作成
- SharePointドキュメント管理システムの機能
ドキュメント管理システムとは何ですか？
ドキュメント管理システムは、ドキュメントのライフサイクル全体を制御および追跡するソフトウェアです。ドキュメントのライフサイクルには、ドキュメントの開始から非アクティブ化まで、さまざまなステップがあります。
再テストと回帰テストの違い
ドキュメント管理システムを使用することにより、作成されたドキュメントは、その変更、改訂、および使用のすべての詳細を含む、ドキュメントのすべての変更機能をカバーして、同じバージョンごとに保存および追跡できます。
ドキュメントのライフサイクルとは何ですか？
ドキュメントライフサイクルの5つの基本的なステップは次のとおりです。
1）計画
計画フェーズでは、ドキュメントに含める必要のあるものの計画をスケッチします。ドキュメントを構造化する必要がある方法を検討し、ドキュメントを作成するために必要なデータを収集します
2）作成
この段階で、ドキュメントのドラフトバージョンが作成され、番号が付けられます。例-バージョン1.0;その間に、作成者はレビューに行く準備ができたドキュメントを作成します。
3）レビュー
このステップでは、ドラフトバージョンまたはドキュメントの最初のバージョンがレビュー担当者に渡されます。レビュー担当者はドキュメントを注意深くレビューし、必要な変更を提案します。
4）変更
編集中に、作成者または場合によっては編集者が必要な変更に同意し、変更を組み込むためにドキュメントで作業します。
5）承認
これが最後のステップであり、その間にドキュメントは、サインオフを許可された対象分野の専門家による承認を受けます。
ドキュメントライフサイクルの上記のステップには、組織の条件とプロジェクトの容量に基づいて、さらに多くのステップが含まれる場合があります。このようなドキュメントの複雑なライフサイクルは、SharePointなどの強力なツールを使用して簡単に処理できます。
次のセクションでは、SharePointとは何か、およびSharePointをドキュメント管理にどのように使用できるかを説明します。
SharePointは、組織内での並行使用とマルチユーザーアクティビティにより、単純なデータ管理ソリューションから複雑なデータ管理ソリューションを保存および管理できるようにするコラボレーションプラットフォームです。
SharePointは、2003年にMicrosoftによって発売されました。マイクロソフトは創業以来、さまざまな顧客のニーズに合わせてさまざまなバージョンのSharePoint製品とダウンロードを開発してきました。
1）SharePoint Online
これは、企業がSharePoint Onlineサービスにサブスクライブし、SharePointをオンプレミスにローカルにインストールする代わりに、クラウドプラットフォームを使用してすべての利害関係者とのドキュメントトランザクションを維持できるようにするクラウドベースのサービスです。
2）SharePoint Server
ビジネスニーズに基づいて、SharePointServerバージョンを使用してSharePointをオンプレミスにインストールおよび展開できます。
上記の2種類のダウンロードとは別に、利用可能なバージョンがいくつかあります。
ザ・ SharePoint Foundation 、SharePointの古いバージョンであり、SharePoint2013でのみ使用できます。これは現在でも広く使用されています。また、 SharePoint Designer 2013 ワークフロー対応ソリューションの構築に使用されます。 OneDrive Businesssyncと呼ばれるビジネス向けのバージョンを持つ一般的に知られているOneDrive。
したがって、ビジネスの要件と容量に基づいて、顧客はニーズに合わせてそれぞれのバージョンのSharePointをダウンロードできます。
このセクションでは、組織がドキュメント管理にSharePointを選択することがどれほど有益であるかを説明します。
ドキュメント管理にSharePointを使用する長所：
1）高いセキュリティと整合性
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Microsoft SharePointのセキュリティ機能は非常に堅牢であるため、ユーザーは機密情報ファイルへの不正アクセスやアプリケーションの整合性の失敗について心配する必要はありません。
2）ユーザーフレンドリー
SharePointは、このツールを使用できるすべてのレベルの利害関係者を念頭に置いて構築されているため、すべてのユーザーが使いやすいように設計されています。
3）全体的な管理
SharePointは、一元管理用のコンソールを備えています。このコンソールを使用すると、管理者は、機能、設定、および構成を完全に制御して追加することができます。
4）カスタマイズ
これを使用して、SharePointによって開発者に提供されるカスタマイズのレベルは非常に広大です。ツールは、ビジネス要件に応じて微調整し、完全にカスタマイズできます。
5）コラボレーション
これは、SharePointの最も重要な機能の1つであり、ビジネス内のSharePointのすべてのユーザーがコラボレーションと更新を維持し、ドキュメントライフサイクルのすべてのフェーズを最新の状態に保つのに役立ちます。 SharePointの最新バージョンは、リアルタイムで情報のストリーミングも提供します。
システムがどれほど優れていても、常にいくつかの短所があります。ただし、ユーザーが優先順位と使用要件を決定して、長所と短所を比較検討することが重要です。
ドキュメント管理にSharePointを使用することの短所：
1）Webベース
ご存知のように、SharePointにアクセスするにはインターネットが必要です。インターネットには強固なネットワークが必要であり、強固なネットワーク接続でさえ失敗することがあります。このような場合、SharePointはインターネットに依存しているため、使用できなくなります。
2）多くのタスクのパッケージ
SharePointには、自動化されたワークフローなど、ドキュメントを保存するだけではない可能性があることを私たちは知っています。したがって、オンラインでドキュメントを保存するためのツールが必要な中小企業の場合、市場には他にも適したツールがあります。
3）サブスクリプション
SharePointにアクセスするすべての新入社員は、サブスクリプションに対して毎月支払いを行う必要があります。これは、要件が少なく予算が少ない組織にとっては高額になる可能性があります。
SharePointでのデータ管理のナビゲーションの側面を作成して詳しく説明する前に、ここで、設定する必要のある要件を確認します。
1） を決定する ドキュメントの種類 それはシステムに入ります：
システムに入るドキュメントのタイプに基づいて、ユーザーは設定することができます テンプレート ドキュメントの種類ごとに、すぐに使用できるようにします。
2） リストする 情報の種類 すべてのドキュメントについて収集する必要があります。
アップロードするドキュメントのメタデータを配置することが最も重要です。したがって、すべてのユーザーがアップロードされたドキュメントに関するすべての必要な情報を入手できるように、メタデータ用に入力するフィールドをリストして設定する必要があります。また、これに基づいて、人は決定することができます 場所またはパス 、ドキュメントがシステムに配置される場所
3） と連携 メタデータ ：
膨大なメモリを占有し、すべてを整理していない従来のフォルダやサブフォルダの設定とは異なり、SharePointでは、メタデータを使用して、より体系的でアクセスしやすくしています。
したがって、メタデータに従ってSharePointシステムを設定する方法は次のとおりです。アップロードするすべてのドキュメントには、適切な事前定義されたメタデータのタグを付ける必要があります。これにより、キーワードで検索すると、最も適切で正確な結果が得られます。
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4）コンテンツ タイプ：
また、ドキュメント管理システムでコンテンツタイプを整理することも重要です。コンテンツタイプは、文字通り、コンテンツのタイプに他なりません。所有しているコンテンツのタイプに基づいてドキュメントを分類できます。
例：HLDであるWord文書が10カウント、テストケースのExcelシートが5枚、テスト計画のWord文書が2カウントある場合、コンテンツのタイプに基づいて分類できます。 SharePoint固有の用語では、コンテンツタイプには、コンテンツが分類されるメタデータタイプが含まれます。
コンテンツタイプは、さまざまなシナリオや要件に再利用できます。 SharePointの設定には、新しいコンテンツタイプを作成したり、将来使用するためにコンテンツタイプをより検索しやすいグループに含めたりするためのオプションがたくさんあります。
5）アクセス制御 ：
上記の点に基づいて、 アクセス制御 ユーザーがドキュメントを安全に保ち、選択したユーザーだけがアクセスできるようにするために、を指定できます。
また、 役割の設定 ドキュメントをさまざまな程度で制御できるさまざまなユーザー（ドキュメントの作成、レビュー、削除、承認など）が可能です。
6） SharePoint2013には ポリシー 企業のガイドラインと法的要件を満たしていることを確認するためのドキュメント。
(画像 ソース )
このセクションでは、ファイルがSharePointシステムにアップロードされる方法と、ファイルを使用する可能性について説明します。
1） SharePointの 使いやすいインターフェース 、「アップロード」機能またはアップロードボタンを使用するだけでファイルをアップロードできます。電子メールに添付するファイルを選択する正確な方法。
2） ドキュメントをアップロードした後、たくさんの プロジェクトに基づいてエントリを入力できます 。たとえば、モジュールが多数あるプロジェクトの場合、ファイルが属するモジュールを示す詳細を入力するフィールドを設定できます。
3） すべての詳細を入力した後、ファイルを保存することができ、ファイルはいくつかと一緒にシステムにアップロードされます 自動入力されたメタデータ たとえば、誰がファイルを作成したか、ファイルがいつ作成されたか、バージョン番号など、モジュールの詳細などのデータがいくつか入力されています。
4） ドキュメントが変更されるたびに、バージョンが履歴に一覧表示され、ユーザーは ドキュメントのバージョン履歴 –単に表示するため、またはファイルを特定の以前のバージョンに復元するため。
5） ドキュメントがSharePointにアップロードされた後、すべてのファイルに対して常にリンクが作成されます。この リンクを共有することができます 2つの目的–それを表示または編集するため。
6） Office 365をお持ちの場合は、 SharePointで任意のドキュメントを検索する ローカルマシンの検索機能を使用します。
7） ドキュメントは作成、変更、削除できます 変化するビジネス要件またはニーズに基づいて、いつでも適切な権限で。
継続的な改善と変更が行われているプロジェクトのドキュメントファイルが作成されると、関連するドキュメントの変更も継続的なプロセスになります。 10年前、最先端のテクノロジーを使用しても、複数のユーザーが共有フォルダーとドライブにアクセスできましたが、共有ドライブ内のファイルに変更を加える権限を持っているのは管理者の1人だけでしたが、これでは不十分でした。 。
今日、SharePointを使用することで、すべてのサブスクライバーに平等な機会を与え、自分の作業やドキュメント上で他の人が行っている作業を妥協することなく、その役割の要求を満たす多くの興味深い機能があります。
SharePointを面白くするいくつかの機能は次のとおりです。
1）バージョン管理
SharePointを使用すると、すべてのユーザーが同じドキュメントファイルを読み取ったり変更したりできます。また、ドキュメントのすべてのバージョンに一意のバージョン番号が付けられ、ユーザーのコメントとともに、この段階またはこのバージョンのドキュメントでどのような変更が行われたかが示されます。
2）ファイルをロックする
ファイルを使用してファイルを変更する人は、チェックアウト機能を使用してファイルをロックします。これにより、ファイルの正しいバージョンを維持する際に競合が発生せず、行われたすべての変更が順番に正しく記録されます。
ファイルの操作が終了したら、チェックイン機能を使用してファイルのロックを解除し、別のユーザーが同様に制御できるようにします。
たとえば、ユーザーAがファイルXのデータを変更する必要があり、ユーザーBも同じファイルを変更するタスクを持っている場合です。ユーザーAが時刻00:01にSharePoint上のファイルXにアクセスし、ユーザーBが時刻00:03にアクセスすると、ユーザーAがファイルにアクセスし、チェックアウトしてファイルを変更して、ユーザーBが同時にファイルを変更できないようにします。時間。完了すると、ユーザーAがチェックインを行います。ユーザーAによるチェックイン後、ユーザーBは通知を受け取るので、ユーザーBはそれにアクセスし、チェックアウトして変更を行い、完了したらチェックインすることができます。
3）メタデータ
SharePointは、ファイルがいつ変更されたか、誰がファイルを変更したか、最新の変更が承認されたかどうか、ドキュメントへのリンクなど、ファイルの現在のステータスに関する詳細情報を提供します。ドキュメントのこのような詳細なステータスは、ファイルにアクセスできるビジネス関係者は、現在のステータスを完全に把握できます。
結論
SharePointドキュメント管理システムは、クラウドベースのプラットフォームでもサーバーベースのプラットフォームでも、ファイルのコラボレーションリポジトリであり、使いやすく、セキュリティ機能が組み込まれています。
市場にはそのようなツールがたくさんあり、安価で使いやすいかもしれませんが、MicrosoftのSharePointには、堅牢なドキュメント管理システムのための優れた機能があります。
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