10 best document management systems
最も頻繁に使用されるドキュメント管理システム：
デジタル化の進行中のプロセスにより、人々は紙ベースの作業を減らし、いつでもどこからでも重要なドキュメントにアクセスできることを期待しています。
ドキュメント管理システムは、このタスクをはるかに簡単にするための最良のソリューションです。 PDFリーダーは、PDFファイルにオフラインでアクセスして保存し、いつでもどこでも表示したり、印刷したり公開したりできるドキュメント管理システムの最良の例です。
ドキュメント管理システムはコンテンツ管理システムとも呼ばれ、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）のコンポーネントと広く見なされています。これは、レコード管理、ワークフロー、デジタル資産管理などに関連しています。
このチュートリアルでは、紙ベースのドキュメントを効率的に管理するために多くの成功した組織で使用されている最も人気のあるドキュメント管理システムについて詳しく見ていきます。
学習内容：
ドキュメント管理とは何ですか？
ドキュメント管理は、組織が電子ドキュメントを管理および追跡するために使用する方法として定義できます。
ドキュメント管理をよりよく理解するためのガイドライン：
- 上書きの競合を回避するための、ドキュメントの同時編集と個別編集。
- エラーが発生した場合に、ドキュメントの最後の正確なバージョンにロールバックします。
- 2つの異なるバージョンを区別するためのバージョン管理。
- ドキュメントの再構築。
現在、ドキュメント管理は、小規模なスタンドアロンアプリケーションから、標準のドキュメント入力機能を組み込んだ大規模な企業全体の構成まで利用できます。
これらの機能は次のとおりです。
- ストレージの場所
- セキュリティとアクセス制御
- 監査と索引付け
- 分類、検索、検索
- デスクトップアプリケーションとの統合
ドキュメント管理システム
ドキュメント管理システムとは、ドキュメントを電子的に管理およびアクセスすることを指します。
エンタープライズコンテンツ管理システムは、Microsoft OfficeSuiteやCADなどの会計ソフトウェアを使用して作成されたデジタルドキュメントを管理および制御します。
電子文書管理システムには、効率的であることが証明されるために、以下に示すコンポーネントが含まれている必要があります。
- インポート： システムに新しいドキュメントを開くこと。
- ストレージ： システムファイルを維持し、ストレージを利用するため。
- 身元： インデックスを割り当てることにより、ドキュメントを正確に取得します。
- 書き出す： システムからアイテムを削除します。
- セキュリティ： 許可されたユーザーの特定のファイルに対するパスワード保護。
=> お問い合わせ ここにリストを提案します。
最も人気のあるドキュメント管理システム
紙ベースのドキュメントを削減し、組織のドキュメントベースのパフォーマンスを向上させるために広く使用されている人気のあるドキュメント管理システムのいくつかを確認しましょう。
- pCloud
- HubSpot
- Alfresco
- LogicalDOC
- 風水事務所
- Nuxeo
- KnowledgeTree
- シードDMS
- ケースボックス
- MasterControlドキュメント
- Mファイル
- Worldox
- ドクミー
- デメリット
無料のドキュメント管理システムの見積もりを取得する
＃1）pCloud
主な機能
- pCloud グループのアクセス許可または個々のアクセスレベルを設定できます。
- 共有フォルダを介してデータアクセスを制御できます。
- それはあなたがファイルとフォルダにコメントすることを可能にします。
- アカウントアクティビティの詳細なログを保持します。
- 以前のバージョンのファイルにアクセスできます。
- ファイル管理、共有、セキュリティ保護、ファイルバージョン管理、ファイルバックアップ、デジタル資産管理の機能があります。
＃2）HubSpot
特徴：
- HubSpot 販売ドキュメント管理および販売追跡ソフトウェアは、チーム全体の販売コンテンツのライブラリを構築するのに役立ちます。
- GmailまたはOutlookの受信トレイからドキュメントを共有できるようになります。
- 見込み客があなたから送信されたコンテンツに関与するようになると、警告が表示されます。
- 販売コンテンツが販売プロセスを前進させるのにどのように役立つか、コンテンツがチームによってどのくらいの頻度で使用されるかについての洞察を提供します。
- HubSpotには、Eメール追跡、Eメールスケジューリング、販売自動化、ライブチャット、レポートなどの多くの機能を備えたオールインワンの販売ソフトウェアがあります。
＃3）屋外
主な機能：
- これは、ドキュメント管理、コラボレーション、知識とWebコンテンツ管理、レコードと画像の管理、コンテンツリポジトリ、およびワークフローを提供するオープンソースのECMです。
- これは、WindowsおよびUnixライクなオペレーティングシステムとのドキュメント互換性を可能にするCommon Interface File System（CIFS）をサポートします。
- AlfrescoにはAPIサポートが付属しており、コンテンツを保存および取得するためのバックエンドとして機能します。
- 簡単なカスタマイズとバージョン管理はAlfrescoの最高の機能ですが、使用するのは非常に複雑です
公式リンク： Alfresco
＃4）LogicalDOC
主な機能：
- LogicalDOCはオープンソースのJavaベースのシステムであり、どのWebブラウザからでもアクセスできます。
- このシステムには独自のネットワークからアクセスでき、任意の数のドキュメントを作成および管理できます。
- ドキュメント管理システムの生産性とコラボレーションの向上に役立ちます。
- 迅速なアクセスとコンテンツの簡単な取得を利用できます。
- Hibernate、Lucene、SpringなどのJavaフレームワークを使用して、柔軟性の高いドキュメント管理ソリューションを提供します。
- サードパーティのアプリケーションと統合するための明確に定義されたAPIのセットが付属しています。
公式リンク： LogicalDOC
＃5）風水事務所
主な機能：
- Feng Officeは、Webベースのコラボレーションプラットフォームを備えたオープンソースのDMSです。
- Feng Officeの優れた機能には、時間追跡、ガントチャート、タスク管理、知識管理などがあります。
- ユーザーフレンドリーで、アイテムにタグを付けることができます。
- コンテンツを追跡して、同時に複数のユーザーにメールで送信することもできます。
- 唯一の欠点は、更新のたびに一部の機能が有料になることです。
公式リンク： 風水 オフィス
＃6）Nuxeo
主な機能：
- Nuxeoは、ビジネスサイクル全体のコンテンツの流れを管理するオープンソースシステムです。
- 実績のあるシステムにより、コンテンツの検索と取得に必要な時間が短縮されます。
- 画像スキャンを含むコンテンツをキャプチャするためのいくつかの方法を提供します。
- 監査ログは、コンテンツの追跡に使用できる優れた機能の1つであり、より簡単な方法でもあります。
- 豊富なAPIセット、堅牢なプラットフォーム、簡単なカスタマイズ、およびプロジェクトのメンテナンスを提供します。
- ただし、初心者にとっては非常に注意が必要であり、一部のインスタンスのカスタマイズも複雑になる可能性があります。
公式リンク： Nuxeo
＃7）ナレッジツリー
主な機能：
- コンテンツの追跡、共有、保護を可能にするオープンソースのドキュメント管理システム。
- メタデータ、ワークフロー、バージョン管理されたドキュメントリポジトリ、WebDAVサポートなどの機能を備えています。
- 適切なコンテンツを適切なタイミングで取得できます。
- クイックプレイ機能により、ユーザーはコンテンツのリズムを作成および管理できます。
公式リンク： KnowledgeTree
＃8）シードDMS
主な機能：
- Seed DMSは、ユーザーフレンドリーでオープンソースのドキュメント管理システムです。
- このDMSは、特にPHP、MySQL、およびsqlite3に基づいています。
- ドキュメントのトレース、アクセス、保存、共有のための完全に開発されたエンタープライズ対応プラットフォームとして機能します。
- LetoDMSの次のバージョンと見なすことができ、完全に互換性があります。
- HTML形式で利用可能なドキュメントの編集を許可します。
- オンラインプレゼンテーションを準備すると、リアルタイムのコラボレーションが可能になります。
公式リンク： シード DMS
＃9）ケースボックス
主な機能：
- Caseboxは、コンテンツ、プロジェクト、および人事管理を拡張するための拡張可能なツールです。
- タスク管理、監視、全文検索、データレガシーなどをサポートするように設計されています。
- また、Caseboxには優れたバージョン管理メカニズムが付属しており、レコード管理をサポートする条件付きロジックを提供します。
- Caseboxを使用すると、ユーザーが制御できる複数のファイルを1か所に保存してロックできます。
- Caseboxは、暗号化されたサーバーでのSSL暗号化の助けを借りて安全なホスティングも提供します。
- 仮想プライベートネットワーク（VPN）は、通信を安全に保つことができます。
公式リンク： ケースボックス
＃10）MasterControlドキュメント
jarファイルの使用方法
主な機能：
- MasterControl Inc.は、ドキュメントとコンテンツの管理に必要な全体的なコストと時間の消費を削減することにより、製品のより迅速な配信を可能にする商用のクラウドベースの会社です。
- 製品の効率を高め、会社の情報を安全に管理します
- このシステムは、文書管理、監査管理、品質管理、およびその他の規制プロセスなどの機能を提供します。
- これらとは別に、コンプライアンス管理、コラボレーション、アクセス制御、印刷管理、バージョン管理、ドキュメント配信とインデックス作成、コラボレーション、全文検索など、このツールによって提供される他の機能がいくつかあります。
公式リンク： 主制御装置
＃11）Mファイル
主な機能：
- M-Filesは、チェックアウト機能を使用して情報を安全に管理するのに役立ちます。
- この機能は、小さな変更や大きな変更のたびにドキュメントを追跡します。
- これは、便利で実装が簡単なシステムであり、堅牢なドキュメント管理システムです。
- WindowsとMacでも利用でき、AndroidとiOSデバイスとも互換性があります。
- Mファイルは他のアプリケーションと簡単に統合でき、重複を回避できます。
公式リンク： Mファイル
＃12）Worldox
主な機能：
- Worldoxは、ドキュメントと電子メールを管理する商用の包括的なシステムです。
- Worldoxには、必要なときにいつでもデータをすぐに利用できるようにするArchiving andRetentionという名前のインデックス機能が付属しています。
- SharePointと統合し、Windows、Android、Mac、iOS、およびクラウドで展開できます。
- Worldoxのドキュメント管理機能には、コンプライアンス管理、アクセス制御、ドキュメント変換とインデックス作成、電子メール管理、バージョン管理、および全文検索が含まれます。
公式リンク： Worldox
＃13）ドクミー
主な機能：
- Dokmeeは、ドキュメントの効率とセキュリティを備えたクラウドベースの商用ドキュメント管理システムです。
- Dokmeeは、複数のデスクトップに加えて、Web構成、ユーザーフレンドリーなインターフェイス、キャプチャおよび編集ツールを提供します。
- Dokmeeは、コアインデックス機能と検索機能を備えた優れた自動化機能をサポートしています。
- より良いサポートのための一連のドキュメントイメージングおよび追跡ツールを有効にします。
公式リンク： ドクミー
＃14）デメリット
主な機能：
- ドキュメントを単一の場所に保存するための集中制御メカニズムをサポートします。
- デジタルドキュメントは、論理的な専門知識を使用してすばやく整理し、商用バージョンとオープンソースバージョンの両方で利用できるようにすることができます。
- スキャンされたドキュメントは、光学式文字認識（OCR）機能を使用して単語検索可能なPDFに変換できます。
- Webベースのアジャイルシステムはファイルをクラウドに保存しますが、データを自動的にバックアップせず、データを復元することはできません。
- すべてのオペレーティングシステムと互換性があるため、全文検索とバージョン管理が可能です。
公式リンク： デメリット
これら、トップ12のほとんどのドキュメント管理システムとは別に、上記のリストに追加できるものがまだいくつかあります。以下のセクションでそれらを簡単に紹介しました。
追加のツール
＃15） eFileCabinet ： この商用ツールは、すべてのMicrosoftOfficeアプリケーションと統合できます。これは、ホストされたドキュメントとサーバー側のドキュメントのいくつかのバージョンで利用できます。
独自のワークフロー機能により、タスクを効率的にスケジュールできます。
公式リンク： eFileCabinet
＃16） ContractZen ： 日付や内容などの詳細を含む重要なドキュメントを管理するのに役立ちます。
ContractZenのドキュメントを使用して、内部監査と外部監査を準備できます。
公式リンク： ContractZen
＃17） MaxxVault ： MaxxVaultは、ドキュメントを管理するためのエンタープライズドキュメント管理システム（EDMS）、エンタープライズ情報管理（EMI）、およびクラウドドキュメント管理ソリューションを提供します。
完全な自動化サポートにより、生産性のコストを削減できます。
公式リンク： MaxxVault
＃18） DocsVault ： DocsVaultドキュメント管理システムには、ドキュメントを管理および追跡するための最適な機能が備わっています。
これには、バージョン管理、ドキュメントセキュリティ、監査証跡と履歴、電子ドキュメントワークフロー、ドキュメントプロファイリング、タグ付けなどが含まれます。
公式リンク： DocsVault
＃19） eVault ： eVaultは、Webベースのドキュメント管理システムです。コンプライアンス管理、複数レベルの階層管理などを提供します。
他のドキュメント管理システムと同様に、eVaultはアクセス制御、ドキュメントインデックス作成、バージョン管理なども提供します。
公式リンク： eVault
#twenty） 触媒 ： Catalystは、XMLに基づくCatalyst Insights、Insight Predict、Catalyst CR、Fast Track、OnRampなどの複数の商用製品を開発しました。
複数の言語サポートサービスで開発されています。
公式リンク： 触媒
＃21）D ルパール ： Drupalは、コンテンツオーサリング、パフォーマンス、セキュリティなどの機能でよく知られているオープンソースのコンテンツ管理システムです。
モジュール性はDrupalのコア原則です。このシステムは、柔軟性があり、スケーラブルで、使いやすいです。 Drupalを使用して独自の統合デジタルフレームワークを作成できます。
公式リンク： 博士 落ちた
＃22） バーチャル オフィス ： バーチャルオフィスには、テキスト、作成者、属性などを検索するための検索機能があります。
また、安全なストレージで優れたファイル管理を提供します。ビジネスコンテキストと一致し、適切なタイミングで情報をすばやく見つけます。
さらに読む= >> Windows10用のトップフォルダーロックソフトウェア
公式リンク： バーチャル オフィス
＃2。3） ビットファームアーカイブ ： bitfarm-Archivは、監査に耐えるアーカイブのためのオープンソースのドキュメント管理システムおよびエンタープライズコンテンツ管理です。
そのいくつかの重要な機能には、複数のドキュメントソースの自動アーカイブ、全文検索、柔軟な構成などが含まれます。
公式リンク： ビットファームアーカイブ
それでおしまい！！最も人気のあるドキュメント管理システムが完成しました。
要件に応じて1つ以上を選択し、組織に最適なものを確認できます。このソフトウェアを使用すると、全体的な生産性が向上し、タスクもはるかに簡単で柔軟になります。
結論
ドキュメント管理は、ドキュメントとコンテンツの管理に費やされる労力と時間の割合を減らします。
Windows7用の最高の無料ビデオコンバーター
事務処理の管理と記録の追跡は、それを処理する人にとって退屈な仕事ですが、上記のソフトウェアは、より短い時間で柔軟にするのに非常に役立ちます。
ドキュメント管理システムは、ドキュメントをキャプチャして電子ドキュメントに整理し、必要に応じていつでも簡単にアクセス、管理、追跡できるようにします。キャプチャとインデックス作成は、複数の大きなドキュメントを一度に組み合わせるために使用されるDMSの優れた機能です。
=> お問い合わせ ここにリストを提案します。上記のリストから1つを選択したと思います!!!