executive assistant skills
エグゼクティブアシスタントとして成功するために必要な役割と責任、給与、基本的なスキルについて学びます。
エグゼクティブアシスタントの役割は、過去数年間で進化してきました。単に電話に出たり、オフィスのゲストに挨拶したりするだけでなく、彼らは今日、戦略的パートナー、問題解決者、そして信頼できる信頼者になっています。それらは以前よりも価値があります。それらの機能は、サポート機能よりも戦略的な機能に変化しました。
今日の幹部は、管理者の支援以上のものをアシスタントに大きく依存しています。彼らは、技術的な専門知識、戦略的カウンセル、および状況の批判的な分析についてもEAに依存しています。彼らの役割は、社内コミュニケーション、プロジェクトの管理、イベントの計画など、さまざまな問題やさまざまな問題に手を出すことまで広がります。
学習内容：
- エグゼクティブアシスタントの役割と責任
- エグゼクティブアシスタント給与
- エグゼクティブアシスタントスキルリスト
- 優れたエグゼクティブアシスタントのスキル
- エグゼクティブアシスタントをロックスターにする理由は何ですか？
- 結論
エグゼクティブアシスタントの役割と責任
彼らの仕事は権力の役割として説明されています。したがって、エグゼクティブアシスタントは、すべてを処理するための特別なスキルを持っている必要があります。あなたが1つになることを計画しているなら、ここにあなたが持っていなければならない基本的で本質的なスキルのリストがあります。しかしその前に、あなたはエグゼクティブアシスタントの責任が何であるかを知っている必要があります。
エグゼクティブアシスタントの責任
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エグゼクティブアシスタントの役割と責任はここ数年で大きく成長しましたが、基本的なもののいくつかは同じままです。
責任は次のとおりです。
- 財務報告書、請求書、メモ、手紙、報告書などの文書を準備する。
- 応答、ルーティング、メッセージの受け渡しなど、必要に応じて通話を処理します。
- 基本的な簿記の世話をします。
- 会社の記録、レポート、およびドキュメントを収集してファイルします。
- データを調査および実施した後、レビューおよびプレゼンテーション用のドキュメントを準備します。
- 幹部が会議の準備をするのを手伝ってください。
- 会議の議事録を正確に記録します。
- 予定の修正。
- さまざまな作業にコンピューターを使用する。
- 旅行の手配をします。
- データベースの管理、消耗品の注文、および同様の事務の実行。
- ファックス、電子メール、手紙などの通信をチェック、ソート、および配布します。
エグゼクティブアシスタント給与
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エグゼクティブアシスタントの仕事は、市場で最も給与の高い仕事のリストで2番目にランク付けされており、特定の学位や教育レベルは必要ありません。 EAの給与は業界によって異なります。彼らは55,000ドルから70,000ドル以上を稼ぐことができます。
エグゼクティブアシスタントスキルリスト
エグゼクティブアシスタントになることは大変な仕事です。ですから、もしあなたがこの仕事に夢中になっているのなら、あなたが持っていなければならないいくつかの基本的なスキルがあります。
これらのスキルについては、以下で詳しく説明します。
＃1）話し合いの傾向
エグゼクティブアシスタントはスポークスパーソンのようなものであり、彼らの言葉は上司の言葉と見なされます。したがって、適切な電話のエチケットと洗練された言語を備えた専門家レベルの優れたコミュニケーションスキルが必要です。あなたは説得力があり、すべてを正確かつ明確にテーブルに置くことができるはずです。
多くの場合、アシスタントは上司に代わって内部コミュニケーションの事実上の役割を引き受ける必要があります。また、経営幹部はあなた全体のアイデアをチェックしたり、重要なことについてあなたの意見を聞きたいと思っています。ですから、彼らは自分たちの視点を正直に伝えることができなければなりません。
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＃2）整理と優先順位付けのための非の打ちどころのないスキル
エグゼクティブアシスタントはペースが速く、絶えず変化する役割を担っているため、これは絶対に必要です。ですから、組織化されていない時間を失うわけにはいきません。優れた幹部は完璧に組織されなければなりません。
焦点に応じてタスクに優先順位を付け、1つずつ完了する必要があります。彼らは上司がタスクに優先順位を付けるのを助けるので、彼らは前に同じことをしなければなりません。したがって、上司が気を散らすものを最小限に抑え、最も差し迫った問題と最もレバレッジの高い活動にのみ集中できるようにします。
これには、注意が必要なものと、シャットダウンできるものを決定するための適切な判断が必要です。アシスタントは上司と協力して作業に優先順位を付ける必要があります。明確な目標がなければそれを行うことはできないため、全体像の目標の優先順位付けを上手に行うには、明確でなければなりません。
＃3）マルチタスク
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私たちの脳は一度に1つの複雑な作業しか処理できないため、マルチタスクは神話です。しかし、エグゼクティブアシスタントの役割には、ある程度のマルチタスクが不可欠です。これで、2つの簡単なタスクを組み合わせてこれを行うことができます。
例えば、 あなたは通話中で、相手があなたの通話を保留にしました。その時間を取って、いくつかの電子メールに返信するか、旅行の予約をしてください。作業に優先順位を付けて、1つずつ完了する必要があります。しかし、いくつかの無意識のタスクを混合すると、多くの時間を節約できます。
＃4）技術に堪能
エグゼクティブアシスタントは、会社のレポートの作成、データ入力の実行、カレンダーの管理などに必要なテクノロジーのスキルに精通している必要があります。したがって、MS Officeツール、インターネットなどに精通している必要があります。また、多くの場合、作業する必要があります。顧客関係管理システム、仮想ヘルプデスク、および顧客サービスプラットフォームも備えています。
そのため、エグゼクティブアシスタントは、オペレーティングシステム、ソフトウェア、ブラウザなどに関する完全な知識を持っている必要があります。
＃5）詳細への目
パートナーとクライアントのコミュニケーションは機密性が高いため、それらを処理する際には、詳細を重視する必要があります。これにより、入力ミスや文法エラーを回避できます。詳細に目を向けることは、信頼できる正確な作業入力を確実に提供するとともに、他の作業にも役立ちます。
間違いはあなたの評判を落とすだけでなく、あなたの上司にあなたの信頼性を疑わせるでしょう。
＃6）決定的かつ迅速
エグゼクティブアシスタントになることは、常に速いペースで走っているようなものです。彼らは遅くなったり漠然としたりする時間がありません。あなたは状況を評価し、必要な情報を収集し、重要な質問をし、そして迅速に行動することができなければなりません。
必要なすべての情報が常にあるとは限りませんが、常に自信を持って迅速に行動する必要があります。時には許可さえも、より明確に、またはより悪くなるのを待つという贅沢は得られません。
優れたエグゼクティブアシスタントのスキル
エグゼクティブアシスタントがいて、それから優秀なエグゼクティブアシスタントがいます。優れているのは、上記に加えて他のスキルを持っている人です。
＃1）リソース
エグゼクティブアシスタントは、不可能なタスクを実行するように求められることがよくあります。そして、それは仕事の一部であり、領土に付属しているので、文句を言うことはできません。あなたはつながりを持っている必要があります、あなたが恩恵を現金化できる人々。あなたは、さまざまなことのためのすべての適切な場所、誰にアプローチするか、どのように交渉するか、そしてどこを見るべきかを知っている必要があります。それはあなたが不可能を引っ張ることができる方法です。
＃2）落ち着いて
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幹部はしばしば高圧の仕事をしており、それらのほとんどは同様に要求が厳しいです。そのプレッシャーと要求はアシスタントに受け継がれています。多くの日は火の訓練のようになります。ですから、落ち着いてください。それが、締め切りに間に合い、タスクを完了することができる唯一の方法です。
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＃3）全体像を検討する
エグゼクティブアシスタントは、すべてのレベルの従業員および複数の部門と連携します。上司に代わって効率的に物事を処理するには、ビジネスをよく理解している必要があります。何かがわからない場合は、理解している人とランチデートをして話してください。
また、すべての部門の誰かと同じことを行うことができます。チームが会社のより大きな使命においてどのように重要な役割を果たすかについて、より多くの知識を得るのに役立ちます。これは、ネットワーキングの最良の方法の1つです。上司や上司に重要な洞察を提供できるように、すべての基礎知識が必要です。
＃4）厳格な裁量
エグゼクティブは常に機密情報を扱います。つまり、アシスタントも機密情報にアクセスできます。すべての特権情報は慎重に扱う必要があります。
エグゼクティブアシスタントの成功は信頼に基づいています。機密情報に不注意でいると、その信頼を損なうだけでなく、仕事にコストがかかる可能性があります。また、誤って伝票を作成した場合は、それを所有してください。上司に誰よりも早く知らせて、その解決策を考えてください。
＃5）予想する
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エグゼクティブアシスタントは、本格的な問題に転じる前でも、起こりうるイベントを予測し、問題を予測できるときに繁栄します。彼らは状況的にも個人的にも予測できるはずです。
状況予測とは、問題が発生する可能性を予測し、問題の発生を防ぐために積極的に取り組むことです。個人的な期待は、上司の特異性と好みを知ることです。どちらのシナリオでも、早い段階で停止できる必要があります。これにより、途中で数え切れないほどの頭痛の種を減らすことができます。
＃6）柔軟性
エグゼクティブアシスタントの仕事は幅広く、異なります。これは、すぐに360度回転する必要があることを意味します。物事は指一本で変化し、アシスタントはそれに応じて調整し、対応する必要があります。
彼らは彼らが何を求めているのかを素早く変えることができるはずです。 例えば、 あなたは何かをしようと一生懸命に努力している可能性があります。そのとき、上司が散歩して、他のタスクを緊急に完了するように要求します。新しく割り当てられたジョブを完了するには、手元の作業を一時停止できる必要があります。しかし、それならあなたはまたあなたがしていたことに戻ることができなければなりません。
エグゼクティブアシスタントをロックスターにする理由は何ですか？
エグゼクティブアシスタントになるのは簡単ではありませんが、ロックスターアシスタントになるにはもっと時間がかかります。あなたがそんなに上手いとき、あなたの上司は多くのことをあなたに依存しています。その場合、フォールバックしたり、遅くなったりすることはできません。あなたは一歩先を行き、ロックスターのアシスタントになる必要があります。
＃1）積極的に行動する
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ロックスターアシスタントになるには、自分の心を持っている必要があります。何をする必要があるかを常に上司に頼ることはできません。経営幹部の1日で多くのことがうまくいかない可能性があるため、予測が不可欠です。
ただし、問題に対して適切なアプローチをとることも同様に重要です。求められる前であっても、常に解決策の準備を整え、代替案も用意するようにしてください。
＃2）肌が厚い
エグゼクティブアシスタントは毎日さまざまな人に会い、誰もが彼らに親切に行動するわけではありません。悪い日を過ごしている人もいれば、自然に不機嫌な人もいます。そのような人々に対処するために、あなたは個人的に何も取らないことを学ばなければなりません。多くの場合、彼らは逃げるために誰かを必要とします。この種の批判があなたを傷つけることを許してはなりません。
そうでなければ、あなたはいつも疲れ果て、落胆し、イライラするでしょう。また、仕事に遅れが生じます。ですから、そのような人々に会うことができたら、散歩やコーヒー、瞑想、またはあなたを助ける何かに行きましょう。
＃3）余分なマイルを進んで行く
優れたアシスタントは常に喜んで学ぶ必要があります。それが、彼らが新しいソフトウェア、手順、テクノロジーの先を行くことができる唯一の方法です。ですから、あなたは常にあなたを導く誰かを必要としない独立した思想家でなければなりません。
仕事が圧倒されることもありますが、その場合は、落ち着いて優先順位を付け、タスクとフォローアップを積極的に委任します。あなたは問題を解決し、危機を回避し、コミットメントを維持することに飽き飽きしている必要があります。一言で言えば、あなたは意欲的で、信頼でき、賢く、そして自信を持っている必要があります。それがあなたが組織の資産となる唯一の方法です。
＃4）特別プロジェクトのボランティア
特別なプロジェクトが進行中で、幹部がそれに専念するのに十分な人員がいない場合は、ボランティアにステップアップしてください。古い仕事を続けながらプロジェクトに参加するのは少し多すぎますが、仕事が小さすぎるとは決して考えないでください。
よくある質問
Q＃1）エグゼクティブアシスタントの上位3つのスキルは何ですか？
回答：スキルは次のとおりです。
- 技術に精通している必要があります。
- 口頭および書面でのコミュニケーションが得意です。
- 彼らはすべてを整理する方法を知っている必要があります。
Q＃2）エグゼクティブにとってアシスタントが重要なのはなぜですか？
回答： アシスタントは上司のニーズに際限なく応え、彼らのニーズも予測します。彼らは上司を常に知っており、すべてに間に合うようにしています。簡単に言えば、CEOを整理し、見栄えを良くするのはアシスタントの仕事です。
Q＃3）CEOのエグゼクティブアシスタントになるにはどうすればよいですか？
回答： 少なくとも学士号を取得し、優れたコミュニケーションスキルと言語の指揮をとる必要があります。高度な学位を持つことも役立ちます。
Q＃4）経営幹部レベルのエグゼクティブアシスタントの意味は何ですか？
回答： Cスーツとも呼ばれ、組織の上位の幹部を表す形容詞です。 Cはチーフの略です。経営幹部または経営幹部は、強力で影響力があると見なされます。
結論
エグゼクティブアシスタントとして、さまざまなアプリケーション、ツール、およびプログラムを使用できるようになります。また、対人関係のスキルも同様に重要であるため、それに取り組む必要があります。マルチタスクに役立つ新しいプログラムの使い方を学ぶことができます。しかし、最高の秘書になるには、上司が次に何を必要とするかを予測できなければなりません。
プライバシーがいかに重要であるかを理解するとともに、困難な人々に対処することに常に長けている必要があります。これらは、優れたエグゼクティブアシスタントにとって不可欠なスキルです。
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